제안서 작성 초보자를 위한 RFP, RFI, RFQ 개념 정리

RFP, RFI, RFQ의 의미와 작성법

기업이 프로젝트를 수행하거나 외부 업체와 협력할 때, 적절한 공급업체를 찾고 계약을 체결하기 위해 다양한 문서를 활용함.

대표적인 문서로 RFP(Request for Proposal, 제안 요청서), RFI(Request for Information, 정보 요청서), RFQ(Request for Quotation, 견적 요청서)가 있으며, 각 문서는 목적과 작성 방식이 다름.

이 글에서는 RFP, RFI, RFQ의 차이점과 효과적인 작성법을 설명함.

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1. RFP (Request for Proposal, 제안 요청서)

목적

RFP는 특정 프로젝트를 수행하기 위해 외부 업체(벤더)에게 포괄적인 제안을 요청하는 문서임.

단순한 견적 요청이 아니라, 업체가 제공할 수 있는 솔루션, 방법론, 일정, 가격, 역량 등을 상세히 기술하도록 요구함.

주요 특징

• 프로젝트 목표와 요구사항을 명확히 전달
• 업체가 창의적인 솔루션을 제안할 수 있도록 유도
• 기술력, 가격, 일정, 조직 역량 등을 종합적으로 평가
• 공공 및 민간 부문에서 모두 활용됨

작성 방법

1. 개요 : RFP의 목적과 배경 설명
2. 프로젝트 개요 : 프로젝트 범위, 주요 요구사항, 목표
3. 요구사항 : 기술적, 기능적, 운영적 요구사항 세부 정리
4. 제안서 평가 기준 : 가격, 기술력, 경험 등 평가 요소 명시
5. 일정 및 제출 방법 : 마감일, 제출 양식, 문의처 제공
6. 계약 조건 : 계약 기간, SLA(Service Level Agreement), 지불 조건

예시

제목: 차세대 ERP 시스템 구축을 위한 제안 요청서 (RFP)

1. 개요
   - 당사는 기존 ERP 시스템을 대체할 차세대 시스템을 구축하려 합니다.
   - 본 프로젝트를 위해 적절한 업체를 선정하고자 제안 요청서를 발행합니다.

2. 프로젝트 개요
   - 프로젝트 목표: 클라우드 기반 ERP 시스템 구축
   - 기간: 12개월
   - 예산: 약 10억 원

3. 요구사항
   - 클라우드 환경 지원
   - 생산, 회계, 인사관리 모듈 포함
   - 보안 및 확장성 고려 필수

4. 평가 기준
   - 기술 역량 (40%)
   - 가격 경쟁력 (30%)
   - 프로젝트 수행 경험 (20%)
   - 고객 지원 및 유지보수 (10%)

5. 일정 및 제출 방법
   - RFP 발행일: 2025년 4월 1일
   - 제안서 제출 마감: 2025년 4월 30일
   - 제출 방법: 이메일 및 인쇄본 제출

6. 계약 조건
   - SLA 준수 필수
   - 유지보수 기간: 3년

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2. RFI (Request for Information, 정보 요청서)

목적

RFI는 특정 프로젝트를 수행하기 전, 시장 조사 및 업체 정보 수집을 위해 발행하는 문서임.

구체적인 제안(RFP)이나 견적 요청(RFQ) 이전 단계에서 사용되며, 가능한 기술, 벤더 역량, 시장 동향 등을 파악하는 것이 목적임.

주요 특징

• 프로젝트 방향 설정을 위한 기초 자료 수집
• 공급업체의 기술력 및 시장 트렌드 조사
• 가격, 일정, 기술적 제한사항 등을 미리 파악
• 벤더의 피드백을 바탕으로 향후 RFP/RFQ 작성 가능

작성 방법

1. 배경 설명 : RFI 발행 목적과 조사하려는 내용 설명
2. 요구 정보 : 업체의 기술력, 시장 동향, 제품 기능 등의 정보 요청
3. 질문 목록 : 벤더가 답변해야 할 주요 질문 정리
4. 제출 방법 및 기한 : 응답 기한과 제출 방식 안내

예시

제목: 클라우드 기반 ERP 솔루션 시장 조사 정보 요청서 (RFI)

1. 배경 설명
   - 당사는 기존 온프레미스 ERP 시스템을 클라우드 기반으로 전환하고자 합니다.
   - 이에 따라 관련 시장 동향 및 기술적 가능성을 조사하고자 합니다.

2. 요구 정보
   - 클라우드 ERP의 주요 기능 및 장점
   - 기존 온프레미스 ERP 대비 전환 시 고려할 사항
   - 대략적인 비용 범위

3. 질문 목록
   - 귀사는 어떤 클라우드 ERP 솔루션을 제공하나요?
   - 보안 및 데이터 보호를 위한 조치는 무엇인가요?
   - 기존 온프레미스 ERP에서 전환 시 예상 소요 기간은?

4. 제출 방법 및 기한
   - 응답 마감일: 2025년 3월 31일
   - 제출 방식: 이메일 제출

 

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3. RFQ (Request for Quotation, 견적 요청서)

목적

RFQ는 특정 제품이나 서비스에 대한 가격 견적을 요청하는 문서임.

구매 결정을 앞두고 비용을 비교할 때 활용되며, 기술적 요구사항보다는 가격과 조건이 핵심 평가 요소임.

주요 특징

• 구매 결정 직전 단계에서 활용
• 같은 조건에서 여러 업체의 가격 비교 가능
• 일반적으로 사양이 표준화된 제품 또는 서비스에 적합
• 계약 협상 시 가격 근거 자료로 활용 가능

작성 방법

1. 개요 : RFQ의 목적과 개요 설명
2. 제품/서비스 명세 : 필요한 제품 또는 서비스의 상세 사양
3. 수량 및 납기 일정 : 예상 구매 수량과 납품 일정
4. 결제 조건 : 대금 지급 방식 및 기한
5. 제출 기한 및 방법 : 견적서 제출 방식 및 마감일

예시

제목: 사무용 노트북 구매를 위한 견적 요청서 (RFQ)

1. 개요
   - 당사는 신입 직원 채용에 따라 사무용 노트북을 구매하려 합니다.

2. 제품/서비스 명세
   - 모델: i7 프로세서, 16GB RAM, 512GB SSD
   - 운영체제: Windows 11 Pro 포함
   - 보증기간: 최소 3년

3. 수량 및 납기 일정
   - 총 수량: 50대
   - 납기 일정: 2025년 4월 30일까지

4. 결제 조건
   - 납품 후 30일 내 지급 (계좌이체)

5. 제출 기한 및 방법
   - 견적 제출 마감: 2025년 3월 31일
   - 제출 방식: 이메일 송부

 

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결론

구분	목적	내용	작성 시 고려사항
RFP	프로젝트 수행을 위한 제안 요청	업체의 솔루션, 일정, 가격, 기술력 포함	평가 기준, 계약 조건 명확히 기재
RFI	시장 조사 및 정보 수집	업체의 기술력, 시장 동향 조사	구체적인 질문 목록 포함
RFQ	가격 비교 및 구매 결정	특정 제품/서비스의 가격 견적 요청	제품 사양, 수량, 납기 일정 명확히 기재